Information sur la confidentialité

Règlement 679/2016/UE

Information aux personnes concernées – Assistant Virtuel Touristique (TVA) pour la consultation de données d'intérêt

Conformément à l'article 13 du Règlement 679/2016/UE "Règlement Général sur la Protection des Données", nous vous informons que Roma Capitale traite les données personnelles que vous fournissez et communiquez librement pour l'utilisation de la plateforme numérique Assistant Virtuel Touristique (TVA), qui permet aux utilisateurs de demander des informations et de recevoir des services en interagissant avec un assistant virtuel soutenu par une intelligence artificielle sémantique (chatbot). Roma Capitale garantit que le traitement de vos données personnelles s'effectue dans le respect des droits et libertés fondamentaux, ainsi que de votre dignité, avec une attention particulière à la confidentialité, à l'identité personnelle et au droit à la protection des données personnelles.

1. Responsable du traitement des données personnelles (Art. 13.1.a Règlement 679/2016/UE)

   Le Responsable du traitement des données personnelles est Roma Capitale (ci-après également simplement “Responsable”). À ce jour, toutes les informations relatives au Responsable, ainsi que la liste actualisée des Responsables du traitement et des Administrateurs de système désignés, sont disponibles au Palazzo Senatorio, via del Campidoglio 1, 00186 Rome ; PEC : protocollo.gabinettosindaco@pec.comune.roma.it.

2. Délégué à la Protection des Données (DPO) / Responsable de la Protection des Données (RPD) (Art. 13.1.b Règlement 679/2016/UE)

   Le Délégué à la Protection des Données (Data Protection Officer - “DPO”) de Roma Capitale est joignable à l'adresse e-mail suivante : dpo@comune.roma.it

3. Finalité du traitement des données personnelles et bases juridiques (Art. 13.1.c Règlement 679/2016/UE)

   1. Aux fins du fonctionnement normal du TVA, le Responsable peut traiter les données personnelles contenues dans les demandes adressées au chatbot, y compris la collecte de l'historique des interactions effectuées par l'utilisateur via tous les canaux de contact activés, dans le but d'offrir, aux citoyens et aux touristes, des services et des informations utiles déjà proposés par d'autres canaux publics plus traditionnels. À cette fin, le Responsable peut également traiter des données personnelles appartenant aux catégories des art. 9 et 10 du Règlement 679/2016/UE, à condition qu'elles soient fournies librement et de manière autonome par la personne concernée dans les demandes adressées au chatbot et uniquement dans la mesure où ces données sont nécessaires pour fournir les informations et/ou les services ainsi demandés.
      La base juridique du traitement ainsi décrit est donc l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le Responsable du traitement (article 6.1.e, article 9.2.g Règlement 679/2016/UE).
   2. Afin de recevoir un support plus ciblé et/ou d'ouvrir un signalement à un opérateur du 060606/060608, le Responsable peut également enregistrer, saisir et gérer certaines données personnelles des utilisateurs via le CRM de Roma Capitale (obligatoires : adresse e-mail, numéro de portable, prénom, nom, nationalité ; facultatifs : code d'identification personnel, période de séjour, lieu de séjour). À cette fin, l'interface du chatbot ne permet ni la saisie ni la collecte de ces données, mais fournit à l'utilisateur un lien d'inscription qui le redirigera vers le CRM de Roma Capitale.
      Ce service supplémentaire sera fourni exclusivement après l'obtention, par la personne concernée, de son consentement libre, spécifique, éclairé et sans équivoque (article 6.1.a et article 9.2.a Règlement UE 679/2016).

4. Modalités du traitement des données personnelles

   Le traitement de vos données personnelles a lieu dans les locaux et bureaux du Responsable ou, si nécessaire, chez les sujets indiqués au paragraphe 6, en utilisant à la fois des supports papier et informatiques, par voie téléphonique ou télématique, également à travers des outils automatisés destinés à stocker, gérer et transmettre les données elles-mêmes, dans le respect de toutes les mesures de précaution garantissant leur sécurité et leur confidentialité.
   Le traitement a lieu via un chatbot d'intelligence artificielle générative, mais les données de la personne concernée ne sont en aucun cas utilisées pour l'entraînement de celui-ci ni à des fins autres que celles décrites ci-dessus.
   Le traitement sera effectué de manière à minimiser le risque de destruction ou de perte, d'accès non autorisé, de traitement non conforme aux finalités de la collecte des données elles-mêmes. Vos données personnelles sont traitées dans le respect de tous les principes généraux de l'art. 5 du Règlement 679/2016/UE et, en particulier :

   • dans le respect du principe de minimisation, conformément aux articles 5.1.c et 25.2 du Règlement 679/2016/UE ;
   • de manière licite et loyale.

   Vos données sont collectées :

   • à des fins déterminées, explicites et légitimes ;
   • exactes et, si nécessaire, mises à jour ;
   • pertinentes, complètes et non excessives par rapport aux finalités du traitement.

5. Nature de la collecte et conséquences d'un éventuel défaut de fourniture des données personnelles (Art. 13.2.e Règlement 679/2016/UE)

   La fourniture de vos données personnelles est absolument facultative. Toutefois, le défaut de fourniture de ces données peut entraîner l'impossibilité pour le Responsable de fournir le service demandé en tout ou en partie, correctement et/ou en conformité avec les obligations légales incombant au Responsable lui-même. Vos données sont conservées dans les Bureaux et Services de Roma Capitale et chez les conservateurs externes. Si nécessaire, vos données peuvent également être conservées par les autres sujets indiqués au paragraphe 6.

6. Communication et diffusion des données personnelles (Art. 13.1.e Règlement 679/2016/UE)

   Vos données personnelles, si nécessaire, peuvent être communiquées (c'est-à-dire portées à la connaissance d'une ou plusieurs personnes déterminées) à :

   • des sujets dont la faculté d'accès aux données est reconnue par des dispositions légales, réglementaires secondaires et communautaires ;
   • collaborateurs, employés et consultants de Roma Capitale, dans le cadre de leurs fonctions et/ou d'éventuelles obligations contractuelles ;
   • fournisseurs, y compris les Responsables du traitement des données désignés conformément à l'art. 28 du Règlement 679/2016/UE, agissant pour le compte de Roma Capitale ;
   • personnes physiques et/ou morales, publiques et/ou privées, lorsque la communication est nécessaire ou fonctionnelle à l'activité de Roma Capitale selon les modalités et pour les finalités indiquées ci-dessus.

   Vos données personnelles ne sont en aucun cas diffusées, c'est-à-dire portées à la connaissance de quelque manière que ce soit d'une pluralité de personnes indéterminées, sauf obligations légales.

7. Critères utilisés pour déterminer la durée de conservation (Art. 13.2.a Règlement 679/2016/UE)

   Les données personnelles de la personne concernée traitées dans le cadre de l'utilisation normale du chatbot seront conservées pendant un maximum de 24 heures à compter de leur fourniture et, en tout cas, uniquement pendant le temps nécessaire pour récupérer la conversation tenue avec l'utilisateur. Si l'utilisateur décide de procéder à l'inscription comme précisé au point b) du paragraphe 3, les données seront conservées jusqu'à la révocation du consentement par la personne concernée et, en tout cas, pendant la période nécessaire pour respecter les délais des normes en vigueur en la matière (90 jours).

8. Droits de la personne concernée (Art. 13.2.b Règlement 679/2016/UE)

   Il est précisé qu'à tout moment, la personne concernée peut exercer :

   • le droit de demander au Responsable du traitement, conformément à l'Art. 15 Règ. 679/2016/UE, l'accès à ses données personnelles ;
   • le droit de demander au Responsable du traitement, conformément à l'Art. 16 Règ. 679/2016/UE, la rectification de ses données personnelles, à condition que cela ne soit pas contraire à la législation en vigueur sur la conservation des données elles-mêmes ;
   • le droit de demander au Responsable du traitement, conformément à l'Art. 17 Règ. 679/2016/UE, l'effacement de ses données personnelles, à condition que cela ne soit pas contraire à la législation en vigueur sur la conservation des données elles-mêmes ;
   • le droit de demander au Responsable du traitement, conformément à l'Art. 18 Règ. 679/2016/UE, la limitation du traitement de ses données personnelles ;
   • le droit de s'opposer au traitement, conformément à l'Art. 21 Règ. 679/2016/UE.

   Les droits susmentionnés peuvent être exercés en contactant l'adresse supporto.julia@comune.roma.it

9. Droit d'introduire une réclamation (Art. 13.2.d Règlement 679/2016/UE)

   Il est porté à la connaissance de la personne concernée qu'elle a le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (en particulier auprès de l'Autorité garante pour la protection des données personnelles, disponible à l'adresse www.garanteprivacy.it).