Informativa Privacy

Regolamento 679/2016/UE

Informativa Interessati – Tourist Virtual Assistant (TVA) per la consultazione di dati di interesse

Ai sensi e per gli effetti dell'articolo 13 del Regolamento 679/2016/UE "General Data Protection Regulation", informiamo che Roma Capitale tratta i dati personali da lei forniti e liberamente comunicati. Roma Capitale garantisce che il trattamento dei suoi dati personali si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della sua dignità, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

1. Titolare del trattamento dei dati personali (Art. 13.1.a Regolamento 679/2016/UE)

   Il Titolare del trattamento dei dati personali è Roma Capitale. Alla data odierna ogni informazione inerente il Titolare, congiuntamente all'elenco aggiornato dei Responsabili e degli Amministratori di sistema designati, è reperibile presso il Palazzo Senatorio, via del Campidoglio 1, 00186 Roma; PEC: protocollo.gabinettosindaco@pec.comune.roma.it.

2. Data Protection Officer (DPO) / Responsabile della Protezione dei dati (RPD) (Art. 13.1.b Regolamento 679/2016/UE)

   Il Responsabile per la protezione dei dati personali (Data Protection Officer - “DPO”) di Roma Capitale è raggiungibile al seguente indirizzo e-mail: dpo@comune.roma.it

3. Finalità del trattamento dei dati personali e basi giuridiche (Art. 13.1.c Regolamento 679/2016/UE)

   1. Ai fini del normale funzionamento del TVA, il Titolare potrà trattare i dati personali contenuti all'interno delle richieste rivolte al chatbot, compresa la raccolta dello storico delle interazioni intrattenute dall'utente attraverso tutti i canali di contatto attivati, con l'obiettivo di offrire, a cittadini e turisti, servizi e informazioni utili già offerti tramite altri canali pubblici più tradizionali. Per tale finalità, il Titolare potrà altresì trattare i dati personali appartenenti alle categorie di cui agli artt. 9 e 10 del Regolamento 679/2016/UE, qualora gli stessi siano liberamente e autonomamente conferiti dall'interessato all'interno delle richieste rivolte al chatbot ed esclusivamente nella misura in cui tali dati siano necessari per fornire le informazioni e/o i servizi in tal modo richiesti.
      La base giuridica del trattamento appena descritto è, pertanto, l'esercizio di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del trattamento (articolo 6.1.e, articolo 9.2.g Regolamento 679/2016/UE).
   2. Al fine di avere un supporto più mirato e/o aprire una segnalazione a un operatore dello 060606/060608, il Titolare potrà inoltre registrare, inserire e gestire alcuni dati anagrafici degli utenti attraverso il CRM di Roma Capitale (obbligatori: indirizzo e-mail, numero di cellulare, nome, cognome, nazionalità; opzionali: codice identificativo personale, periodo di permanenza, luogo di permanenza). A tale scopo, l'interfaccia del chatbot non consente l'inserimento né la raccolta di tali dati, bensì fornisce all'utente un link di registrazione che lo reindirizzerà verso il CRM di Roma Capitale.
      Tale ulteriore servizio sarà erogato esclusivamente previo rilascio, da parte dell'interessato, del suo consenso libero, specifico, informato e inequivocabile (articolo 6.1.a e articolo 9.2.a Reg. UE 679/2016).

4. Modalità del trattamento dei dati personali

   Il trattamento dei suoi dati personali avviene presso le sedi e gli uffici del Titolare o, qualora fosse necessario, presso i soggetti indicati al paragrafo 6, utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per via sia telefonica che telematica, anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l'osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.
   Il trattamento avviene attraverso un chatbot di intelligenza artificiale generativa, ma i dati dell'interessato non sono in alcun caso utilizzati per l'addestramento dello stesso o per finalità diverse da quelle sopra descritte.
   Il trattamento si svilupperà in modo da ridurre al minimo il rischio di distruzione o perdita, di accesso non autorizzato, di trattamento non conforme alle finalità della raccolta dei dati stessi. I suoi dati personali sono trattati:

   • nel rispetto del principio di minimizzazione, ai sensi degli articoli 5.1.c e 25.2 del Regolamento 679/2016/UE;
   • in modo lecito e secondo correttezza.

   I suoi dati sono raccolti:

   • per scopi determinati espliciti e legittimi;
   • esatti e, se necessario, aggiornati;
   • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento.

5. Natura della raccolta e conseguenze di un eventuale mancato conferimento dei dati personali (Art. 13.2.e Regolamento 679/2016/UE)

   Il conferimento dei suoi dati personali è obbligatorio per le finalità previste al paragrafo 3. Tuttavia, il mancato conferimento di tali dati può comportare la mancata erogazione del servizio richiesto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge. I suoi dati sono conservati presso gli Uffici e i Servizi di Roma Capitale e i conservatori esterni. Qualora fosse necessario i suoi dati possono essere conservati anche da parte degli altri soggetti indicati al paragrafo 6.

6. Comunicazione e diffusione dei dati personali (Art. 13.1.e Regolamento 679/2016/UE)

   I suoi dati personali, qualora fosse necessario, possono essere comunicati (con tale termine intendendosi il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati) a:

   • soggetti la cui facoltà di accesso ai dati è riconosciuta da disposizioni di legge, normativa secondaria e comunitaria;
   • collaboratori, dipendenti e consulenti di Roma Capitale, nell'ambito delle relative mansioni e/o di eventuali obblighi contrattuali;
   • fornitori, compresi i Responsabili del trattamento dei dati designati ai sensi dell'art 28 del Regolamento UE 2016/679, che agiscono per conto di Roma Capitale;
   • persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private, quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell'attività di Roma Capitale nei modi e per le finalità sopra illustrate.

   I suoi dati personali non vengono in alcun caso diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza in qualunque modo ad una pluralità di soggetti indeterminati, fatti salvi gli obblighi di legge.

7. Criteri utilizzati al fine di determinare il periodo di conservazione (Art. 13.2.a Regolamento 679/2016/UE)

   I dati personali dell'interessato oggetto del trattamento trattati nel normale utilizzo del chatbot saranno conservati per un massimo di 24 ore dal conferimento e, in ogni caso, solo per un il tempo utile a recuperare la conversazione intercorsa con l'utente. Laddove invece l'utente decida di procedere con la registrazione secondo quanto esplicitato al punto b) del paragrafo 3, per cui l'utente ha prestato il consenso, i dati saranno conservati previo sino alla revoca del consenso da parte dell'interessato e, in ogni caso, per il periodo necessario a rispettare i termini delle norme vigenti in materia (90 giorni).

8. Diritti dell'Interessato (Art. 13.2.b Regolamento 679/2016/UE)

   Si comunica che, in qualsiasi momento, l'interessato può esercitare:

   • diritto di chiedere al Titolare del trattamento, ex Art. 15 Reg. 679/2016/UE, di poter accedere ai propri dati personali;
   • diritto di chiedere al Titolare del trattamento, ex Art. 16 Reg. 679/2016/UE, di poter rettificare i propri dati personali, ove quest'ultimo non contrasti con la normativa vigente sulla conservazione dei dati stessi;
   • diritto di chiedere al Titolare del trattamento, ex Art. 17 Reg. 679/2016/UE, di poter cancellare i propri dati personali, ove quest'ultimo non contrasti con la normativa vigente sulla conservazione dei dati stessi;
   • diritto di chiedere al Titolare del trattamento, ex Art. 18 Reg. 679/2016/UE, di poter limitare il trattamento dei propri dati personali;
   • diritto di opporsi al trattamento, ex Art. 21 Reg. 679/2016/UE.

   I diritti di cui sopra potranno essere esercitati contattando l'indirizzo supporto.julia@comune.roma.it

9. Diritto di presentare reclamo (Art. 13.2.d Regolamento 679/2016/UE)

   Si rende noto all'interessato che ha il diritto di proporre reclamo ad una autorità di controllo (in particolar modo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali italiana www.garanteprivacy.it).